L’amélioration de l’efficacité sur le lieu de travail n’aide pas seulement les résultats de votre entreprise, elle améliore également le moral des employés, la productivité globale et les résultats.
La raison est simple. Lorsque les employés n’ont pas à perdre de temps à chercher les documents dont ils ont besoin, à déterminer quels livrables sont dus quand, à trouver la bonne personne pour poser des questions… la frustration diminue et les résultats s’améliorent.
Dans cet esprit, une priorité absolue pour les propriétaires et les dirigeants d’entreprise devrait être d’identifier les moyens d’améliorer l’efficacité, de supprimer les obstacles qui empêchent les employés de faire leur travail efficacement et de rationaliser les processus.
Maîtriser la gestion de projet
Qui est responsable de quoi ? Quand cette tâche est-elle due ? Qu’est-ce qui bloque les choses ? Où se trouve la version la plus récente de ce document ? Toutes ces questions et bien d’autres peuvent trouver une réponse en quelques secondes si les employés utilisent un outil de gestion de projet efficace.
Voici d’autres stratégies à adopter :
La clé pour qu’un tel outil fonctionne pour votre entreprise est de s’assurer que tout le monde est parfaitement formé à l’utilisation de l’outil de deux manières : les fonctionnalités réelles du logiciel et les processus que les employés doivent suivre pour utiliser l’outil efficacement.
Les options de logiciels de gestion de projet gratuits incluent Asana et Trello. Les deux offrent des plans gratuits avec des fonctionnalités robustes pour les petites et les grandes équipes.
Simplifier les processus
Combien d’étapes faut-il pour convertir des documents ou des fichiers d’un format à un autre ? Combien d’étapes sont nécessaires pour soumettre une note de frais ? Il y a de fortes chances qu’il existe de nombreux processus que les employés suivent chaque jour et qui peuvent être rationalisés pour gagner du temps et de l’argent ainsi que pour réduire la frustration.
Par conséquent, passez en revue tous les processus de votre entreprise. Oui, cela prend du temps, mais les résultats entraîneront des économies importantes et une réduction du roulement du personnel à l’avenir. Pendant que vous y êtes, documentez tous vos processus. Vous serez content de l’avoir fait plus tard.
Par exemple, un moyen de convertir PDF en Excel en ligne est l’outil gratuit d’Adobe pour la conversion PDF en Excel qui est rapide et ne nécessite que quelques clics de souris.
Éliminer les tâches manuelles
Quelles tâches manuelles pouvez-vous éliminer ou rationaliser à l’aide d’outils gratuits ? Quelles tâches répétitives pouvez-vous automatiser ? Pour la plupart des entreprises, l’élimination des tâches manuelles a un impact significatif sur la productivité des travailleurs et les résultats globaux de l’entreprise.
Parlez à chaque employé et demandez-leur quelles tâches répétitives ils doivent effectuer manuellement et quelles tâches ils effectuent souvent et qui nécessitent un temps frustrant à accomplir. Avec ces informations, vous pouvez rechercher des outils pour rationaliser et automatiser.
Pour les indépendants et les entreprises qui doivent suivre le temps en fonction des projets clients, l’utilisation d’un outil de suivi du temps gratuit, comme Toggl, peut éliminer les tâches manuelles et automatiser les processus. Le temps peut être suivi par client et par projet, et plutôt que d’additionner le temps passé par projet chaque mois, le logiciel le fait pour vous.
