Les salles de données virtuelles (VDR) sont devenues un atout inestimable pour les entreprises ces dernières années. À une époque où les réglementations en matière de sécurité et de conformité augmentent, la capacité de stocker et de partager des documents sensibles dans un environnement sécurisé est essentielle.
Cependant, tous les VDR ne sont pas créés égaux. Certaines fonctionnalités sont plus importantes que d’autres lorsqu’il s’agit de protéger vos données sensibles et vos actifs organisationnels.
Intelligence artificielle
Il y a beaucoup de paperasse impliquée dans les processus et les transactions commerciales quotidiennes. Cette paperasse est partagée entre de nombreux membres du personnel à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Une seule personne ou un système manuel ne peut pas gérer un tel niveau de paperasse.
Voici une vidéo en anglais expliquant ce qu’est une salle de données virtuelle :
C’est pourquoi l’intelligence artificielle devient un élément essentiel d’un VDR. L’intelligence artificielle (IA) permet aux utilisateurs de tout organiser afin de s’assurer qu’aucun document n’entre dans la même catégorie avec les mêmes noms.
L’intelligence artificielle dans un VDR permet également de rechercher un document spécifique dans un répertoire. Lorsque vous tapez et recherchez un fichier spécifique, la recherche AI facilite le rappel du fichier exact que vous recherchez.
Suivi
En tant que propriétaire d’entreprise, l’une des choses les plus importantes dont vous aurez besoin dans une salle de données virtuelle est la possibilité de tout suivre. Cela inclut les membres de l’équipe et les responsables qui se connectent et se déconnectent du système et les modifications apportées aux fichiers et aux documents.
Le suivi au sein d’une salle de données virtuelle vous permettra également de voir combien de temps a été consacré à la visualisation d’un document et quel document ou dossier a été le plus consulté. La fonction de suivi vous permet également de voir quels fichiers vos clients consultent le plus.
Cela vous permet d’avoir une idée de ce qui les intéresse, afin que vous puissiez prendre une décision éclairée pour répondre à leurs besoins.
Faire glisser et déposer le téléchargement de fichiers
Si vous êtes un utilisateur informatique moyen, vous avez peut-être remarqué que certains programmes vous permettent de télécharger un seul fichier à la fois. Ce n’est pas efficace si vous souhaitez télécharger plusieurs fichiers. Heureusement, les salles de données virtuelles ont adopté la fonction glisser-déposer, et vous pouvez simplement faire glisser plusieurs fichiers sur l’écran et les télécharger dans la salle de données.
De nombreuses salles de données ont également la fonction de trier les fichiers par date et heure, de sorte que vous verrez une vue organisée lors de la recherche d’un fichier récent dans le répertoire.
Chat en direct
Lorsque vos équipes ne sont pas dans le même bureau ou dans la même zone et que vous souhaitez organiser une réunion sur un sujet urgent, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de chat en direct des salles de données. De cette façon, plusieurs membres de l’équipe pourront envoyer et recevoir des messages en temps réel.
Cela augmentera non seulement la collaboration, mais aidera également à résoudre les problèmes de contrôle de version. De plus, les salles de données disposent d’un cryptage de bout en bout et du meilleur logiciel antivirus pour conserver les informations dans la salle.
