Vous avez sans aucun doute entendu parler de l’importance de l’amélioration des processus dans les entreprises, mais qu’est-ce que cela signifie réellement pour vous et votre équipe ? La vérité est que l’amélioration de vos processus métier est essentielle pour relancer et soutenir la croissance, mais il peut être décourageant de savoir par où commencer. Heureusement, il existe des étapes que vous pouvez suivre pour bien faire les choses.
Mener un audit d’amélioration des processus
La première étape de l’amélioration de vos processus métier consiste à effectuer un audit d’amélioration des processus. Cela implique d’étudier et d’analyser vos processus actuels pour identifier les incohérences, les inefficacités ou les goulots d’étranglement.
Voici quelques méthodes efficaces en vidéo :
Vous devez être systématique dans votre approche et rechercher des moyens d’améliorer la productivité, l’efficacité, les résultats, les ventes, les revenus et de réduire les coûts. Pour ce faire, vous devez identifier les éléments suivants :
- Les étapes de chaque processus
- Le temps qu’il faut pour terminer chaque étape
- Les ressources nécessaires pour compléter chaque étape
Identifier et réduire les obstacles
La deuxième étape consiste à identifier et à réduire les goulots d’étranglement. Un goulot d’étranglement est un processus qui retarde le reste de l’opération. Ce sont des obstacles, et lorsque vous les identifiez et les corrigez, vous rendez l’ensemble du processus plus efficace.
Comment trouvez-vous les goulots d’étranglement ? Tout d’abord, examinez vos données. Y a-t-il des domaines où les performances sont constamment à la traîne ? Cela pourrait être un signe avant-coureur d’un goulot d’étranglement. Vous pouvez également rechercher des incohérences. Par exemple, si un employé est toujours en retard au travail, c’est une opportunité d’amélioration.
Une fois que vous avez identifié un goulot d’étranglement, il est temps de le réparer. Cela peut signifier rationaliser le processus, l’automatiser ou lui ajouter plus de ressources. Quoi que vous fassiez, assurez-vous de résoudre le problème pour de bon. Les approches de pansement ne vous aideront que si longtemps, puis vous serez de retour à votre point de départ.
Rechercher les inefficacités dans les processus
Il est important de rechercher en permanence les inefficacités de vos processus métier. Après tout, si vous ne faites pas tout votre possible pour optimiser vos opérations, vous laissez de l’argent sur la table.
Voici quelques questions pour vous aider à identifier les inefficacités de vos processus :
- Y a-t-il des domaines de votre entreprise où les tâches sont dupliquées ?
- Où vos processus ralentissent-ils ou se bloquent-ils ? Quelle est la cause des retards ?
- Y a-t-il des tâches ou des étapes qui peuvent être éliminées sans affecter le résultat du processus ?
Bien sûr, cette liste de questions n’est pas exhaustive, mais elle vous donne une idée par où commencer. En fin de compte, remettez en question chaque partie de vos processus métier.
Améliorer la communication et la collaboration
Améliorer la communication et la collaboration à la fois en interne entre les employés et en externe avec des partenaires clés est un excellent moyen d’identifier les améliorations de processus qui conduisent à la croissance.
Les améliorations du processus de communication sont relativement faciles à apporter et peuvent impliquer la mise en œuvre de nouvelles technologies telles que la messagerie instantanée, une plateforme de collaboration ou un logiciel de gestion de projet. Ces outils permettent une communication plus rapide et fournissent à chacun un enregistrement accessible des conversations. De plus, investir dans des outils de communication à distance, tels que la vidéoconférence, peut améliorer la collaboration en temps réel lors des réunions entre les membres de l’équipe virtuelle et les parties prenantes.
