Peu importe depuis combien de temps vous le faites, la gestion de la paie et toutes les complications qui l’accompagnent n’est jamais facile. Lorsque même la plus petite erreur pourrait affecter les finances de votre entreprise et de vos employés, vous avez besoin d’un processus efficace en place. Le processus peut prendre du temps, mais c’est l’un des plus essentiels pour votre entreprise chaque mois.
La paie, ce n’est pas que les chèques de paie. C’est le processus de règlement des paiements de chaque employé, y compris les impôts, les déductions… Une gestion efficace de la paie améliore la conformité réglementaire et constitue un excellent atout pour la gestion des employés.
Maintenir un calendrier de paie mensuel
La création d’un calendrier aide votre équipe de gestion de la paie et permet aux employés de rester sûrs de leurs jours de paie. Avec un calendrier en place, vous n’aurez pas à vous précipiter pour terminer le processus de paie en retard, ce qui pourrait entraîner des retards de paiement pour vos employés, les agences fiscales… Commencez par télécharger un calendrier virtuel ou utilisez celui accroché dans votre bureau. Mettez en surbrillance deux ou trois jours avant la date limite de votre paie, puis divisez les étapes pour traiter votre paie sur ces deux jours. Faites une copie et distribuez-la à l’équipe de gestion de la paie. De cette façon, ils coordonneront leurs horaires et termineront les tâches qui leur sont assignées pour respecter les délais.
Voici une vidéo relatant ces faits :
De plus, vous devez garder à l’esprit toutes les classifications des travailleurs. La plupart des entreprises ne traitent pas seulement avec des travailleurs salariés ou à temps plein, mais aussi avec des entrepreneurs à temps partiel et indépendants, et les implications fiscales pour votre entreprise diffèrent d’une catégorie à l’autre. Tout en travaillant sur la paie, vérifiez le statut de travail des employés et classez-les correctement. Intégrez cette étape dans votre emploi du temps chaque fois que vous exécutez la paie.
Adopter un processus de paie
Il est essentiel que vous mettiez en œuvre un processus de paie qui respecte toutes les réglementations et fonctionne avec les systèmes utilisés par votre entreprise. La documentation de la méthode peut rendre visibles les points faibles ou les problèmes de votre processus et peut vous aider à vous adapter à de meilleures stratégies qui amélioreront les performances. Ce processus doit être communiqué à chaque membre de l’équipe. Plus important encore, assurez-vous qu’ils comprennent parfaitement le processus et leurs responsabilités.
Ce document doit énoncer chaque instruction, des processus de calcul à la re-vérification de tout. Incluez l’ensemble du processus de dépôt des déclarations fiscales et des registres de paie et mentionnez le nom des travailleurs qui seront en charge de ces tâches. Vous devez également inclure les stratégies à suivre si, par hasard, la paie doit être complétée de manière urgente.
Après avoir documenté le processus, assurez-vous d’être complètement transparent avec vos employés pour éviter toute confusion et tout malentendu futur. De nombreuses organisations qui ne communiquent pas ouvertement leurs politiques et méthodes de finalisation des salaires sont confrontées à des problèmes concernant leurs méthodes. Par conséquent, il est extrêmement important d’être transparent sur le calcul des salaires, la façon dont les travailleurs sont classés, leurs responsabilités en matière de rapport…
