Pourquoi faire appel à une réceptionniste virtuelle ?

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous savez à quel point il est important de se concentrer sur une chose à la fois, car le multitâche peut réduire votre productivité. Cela dit, à l’époque des  services virtuels, vous pouvez souvent voir vos téléphones sonner lorsque vous essayez de travailler dur. Après tout, les gens sont devenus des acheteurs en ligne, des étudiants virtuels et des employés à distance, ils s’attendront donc à pouvoir appeler votre entreprise et recevoir l’aide dont ils ont besoin.

Si vous n’avez pas les fonds nécessaires pour qu’un assistant interne gère ces appels, une  réceptionniste virtuelle peut être une bonne idée.

Service client amélioré

La dernière fois que vous avez été interrompu d’un projet important pour répondre au téléphone, vous vous demandiez probablement pourquoi vous avez choisi une carrière si incroyablement stressante au lieu d’être optimiste, amical et dévoué au service client. Cela se poursuivra dans votre conversation, ce qui signifie que la seule façon de fournir aux clients un service de premier ordre est d’entrer dans l’appel avec le bon état d’esprit.

Voici une vidéo montrant ce métier :

Heureusement, les services de téléphonie virtuelle mettent à disposition des réceptionnistes formés au service client et savent comment rendre chaque client heureux. Cela signifie qu’ils seront en mesure d’accueillir chaleureusement tous vos clients, d’envoyer des appels urgents à votre guise, de prendre des messages détaillés lorsque vous n’êtes pas disponible et de rassembler toutes les informations nécessaires pour un retour d’appel approprié lorsque vous serez prêt.

Opérations rationalisées

Alors que les services téléphoniques dans le passé n’étaient utilisés que lorsque les bureaux étaient fermés, les réceptionnistes modernes sont beaucoup plus avancées. Ils vont bien au-delà de la simple prise de messages de base et de leur envoi à votre bureau. En fait, la nouvelle technologie et la formation que reçoivent les réceptionnistes leur permettent d’améliorer votre flux de travail.

En fait, la plupart des fournisseurs sont impatients de comprendre comment gérer différents scénarios et instructions pour les appels entrants pour chaque employé. Cela signifie que votre réceptionniste fonctionne un peu comme un membre du personnel interne en répondant aux questions fréquemment posées, en donnant des indications routières vers votre magasin, en éliminant les télévendeurs, en collectant des informations importantes auprès de nouveaux clients et en identifiant les appels urgents et moins importants.

En d’autres termes, vous passerez moins de temps à être interrompu par des appels et aurez moins d’appels sortants à passer. De plus, vos réceptionnistes peuvent vous aider à passer des appels sortants, vous passez donc moins de temps à vérifier votre liste de rappel et plus de temps à vous concentrer sur vos projets.

Fiabilité améliorée

Un autre avantage majeur est que votre réceptionniste n’apparaît pas comme un service traditionnel mais plutôt comme un membre de votre équipe. C’est parce que les meilleurs réceptionnistes se consacrent à aider votre entreprise à réussir, ce qui vous assure que des personnes talentueuses et bien formées traitent tous les appels.

De plus, vous bénéficiez des avantages d’une réceptionniste en personne en demandant à votre service d’appels d’ajuster la façon dont il traite les appels lorsque vous êtes en réunion ou en pause tout en évitant les chutes d’un membre du personnel interne ayant besoin de prendre des pauses et d’appeler pour une maladie.

Au lieu de cela, vos appels seront répondus par quelqu’un de manière fiable, ce qui signifie que vous n’avez pas à vous soucier de couvrir les téléphones. Cela vous donne une tranquillité d’esprit supplémentaire, vous permettant de passer plus de temps à vous concentrer sur vos projets les plus importants.